Najważniejszą cechą faktoringu jest to, że potrafi odblokować gotówkę zamrożoną w fakturach – i to w kilka godzin. Zanim jednak pieniądze trafią na Twoje konto, musisz podpisać dokument, na którym będzie się opierać współpraca z faktorem. Chodzi o umowę faktoringu. Koszty, terminy i procedury – na przykład na okoliczność opóźnień w płatnościach – to wszystko znajdziesz właśnie w niej.
Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez umowę faktoringu krok po kroku. Od podstaw, przez mechanizm i konkretny przykład, aż po zapisy, którym warto dokładnie się przyjrzeć.
Na czym polega faktoring?
Zacznijmy od podstaw. Faktoring to usługa, w ramach której przekazujesz firmie faktoringowej (faktorowi) faktury wystawione na rzecz Twoich odbiorców. Dokumenty te muszą być niewymagalne, co oznacza, że ich termin płatności jeszcze nie minął. Większość faktorów przyjmuje do finansowania faktury, których termin płatności mija za nie mniej niż 7 dni.
"Sprzedaż" faktury to nic innego jak przekazanie faktorowi prawa do wierzytelności w formie cesji wierzytelności. W zamian za przekazanie faktury, faktor wypłaca zaliczkę – zwykle w wysokości 80-90% wartości faktury.
Największą zaletą faktoringu jest możliwość uzyskania dostępu do zamrożonej w fakturach gotówki na długo przed upływem terminu płatności. Zamiast czekać 30, 60 czy 90 dni na zapłatę, przedsiębiorca może zgłosić fakturę do finansowania w firmie faktoringowej i otrzymać należne mu środki w ciągu kilku godzin.
Po tym, jak kontrahent ureguluje należność, faktor wypłaca resztę pieniędzy. Kwota ta jest pomniejszona o prowizję faktoringową.
Jakie korzyści przynosi faktoring?
- Szybki dostęp do gotówki – w kilka godzin zamiast kilkadziesiąt dni.
- Brak wpływu na zadłużenie – nie zaciągasz pożyczki, a jedynie przekazujesz prawo do wierzytelności.
- Poprawa płynności finansowej firmy – stały dostęp do limitu faktoringowego, który możesz wykorzystać na finansowanie faktur.
- Wsparcie w obsłudze wierzytelności – faktor może przejąć monitoring należności, a także ewentualne działania windykacyjne.
- Możliwość przejęcia ryzyka – jeżeli obawiasz się, że kontrahent nie zapłaci, możesz skorzystać z faktoringu bez regresu, w ramach którego ryzyko niewypłacalności przejmie faktor.
Umowa faktoringu – co to jest?
Aby skorzystać z usługi faktoringu, musisz zawrzeć umowę z faktorem. To właśnie na mocy tego dokumentu firma świadcząca usługę faktoringu przyznaje przedsiębiorcy limit faktoringowy, czyli pulę środków, z których ten może korzystać, by finansować faktury wystawione na rzecz swoich kontrahentów.
Zanim jednak przejdziemy do omawiania konkretnych zapisów, które mogą pojawić się w takim dokumencie, wyjaśnijmy, jakie strony biorą udział w transakcji faktoringowej.
Kto bierze udział w umowie faktoringu?
W typowej transakcji faktoringu biorą udział trzy strony:
- Faktorant – firma, która wystawia faktury z odroczonym terminem płatności swoim klientom biznesowym i chce skorzystać z finansowania, by uzyskać dostęp do należnych środków przed terminem płatności.
- Faktor – firma faktoringowa lub bank. To właśnie ten podmiot finansuje Twoje faktury i – w niektórych wariantach – przejmuje ich obsługę.
- Odbiorca – Twój kontrahent, który ma zapłacić za fakturę. Formalnie nie podpisuje umowy faktoringu, ale jest istotnym podmiotem w transakcji. Wiele zależy od tego, czy i kiedy ureguluje należność.
Choć kontrahent nie jest stroną umowy, w większości wariantów faktoringu trzeba – przed udzieleniem finansowania – uzyskać jego zgodę na cesję, czyli zmianę adresata wierzytelności. To ważny punkt procesu faktoringowego – wrócimy do niego w późniejszej części artykułu, w sekcji „umowa faktoringu a cesja".
Jak sporządzić umowę faktoringu? O czym należy pamiętać?
Jak wygląda umowa faktoringu i czym różni się od pozostałych umów? To pytanie nie jest bezzasadne, ponieważ umowa faktoringowa należy do tzw. umów nienazwanych. Co to oznacza?
Choć umowa faktoringu nie ma określonego wzoru, sporządza się ją zwykle na podstawie wieloletniej już praktyki w branży.
Co warto wiedzieć, zanim podpiszesz umowę faktoringową?
Gdy faktor zaproponuje Ci umowę do podpisania, uważnie ją przestudiuj. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić i na co zwrócić uwagę, zasięgnij porady działu prawnego lub doradcy finansowego. Jeżeli chcesz zweryfikować umowę samodzielnie, pamiętaj o kilku ważnych aspektach:
- Zwróć uwagę na przepisy dotyczące cesji wierzytelności. Znajdziesz je w art. 509-518 Kodeksu cywilnego.
- Poszukaj w sieci przykładów umów faktoringowych i sprawdź, czy i w jakich punktach Twoja umowa różni się od tamtych. Wynotuj te elementy i nie zapomnij zapytać o nie faktora.
- Sprawdź, jakie faktury możesz finansować zgodnie z treścią umowy.
- Zweryfikuj wysokość oferowanego limitu faktoringowego. Sprawdź, jakie opłaty są z nim związane.
- Upewnij się, że wysokość zaliczki, na jaką umówiłeś się z faktorem, faktycznie jest uwzględniona w umowie.
- Przestudiuj dokładnie warunki przelewu wierzytelności – zwróć szczególną uwagę na terminy oraz ewentualne kary za ich niedotrzymanie.
- Doczytaj, czy w umowie wskazany jest właściwy rodzaj faktoringu – ten, na który umawiałeś się z faktorem.
- Sprawdź, czy faktor przejmuje na siebie całe ryzyko, czy tylko jego część – jeżeli zdecydowałeś się na model faktoringu pełnego.
- Jak zawsze – zweryfikuj poprawność danych, zarówno Twoich, Twoich kontrahentów, jak i faktora.
Na koniec pamiętaj o dokładnym sprawdzeniu cennika. Przyjrzyj się opłatom, jakie może nałożyć faktor i okolicznościom, w jakich może z nich skorzystać.
Cesja wierzytelności w faktoringu – jak to działa?
Wiesz już, że faktoring opiera się na cesji wierzytelności w niemal każdym wariancie usługi (poza faktoringiem cichym i faktoringiem odwrotnym). Jak dokładnie działa ten mechanizm?
Cesja jest przeniesieniem praw na rzecz innej osoby. W przypadku, który omawiamy, faktorant przenosi prawo do wierzytelności na faktora. Możliwość cedowania wierzytelności – nawet bez zgody dłużnika – przewiduje art. 509 Kodeksu cywilnego.
W praktyce cesja wierzytelności bez wiedzy dłużnika w przypadku faktoringu się nie zdarza – odbiorca faktury musi przecież zostać poinformowany o zmianie rachunku, na który ma przekazać płatność, a rachunek ten sprawdzić pod kątem obecności na białej liście podatników VAT. Wreszcie sami faktorzy często wymagają potwierdzenia cesji ze strony dłużnika.
Jedyną możliwością ominięcia zgody kontrahenta na cesję jest skorzystanie z faktoringu cichego. Warto też pamiętać, że niemal każda umowa faktoringu zawiera w sobie cesję (wyjątek stanowi wspomniany faktoring cichy), jednak cesja może być stosowana w wielu innych sytuacjach – nie jest związana jedynie z faktoringiem.
Jakie rodzaje faktoringu zapisuje się w umowie?
Umowa faktoringowa powinna zawierać jasną informację na temat tego, jakiego rodzaju faktoringu dotyczy. Co więcej – nie wystarczy wpisać nazwy danego wariantu. To zapisy w danej umowie świadczą o tym, jaki faktycznie rodzaj faktoringu zastosowano. Właśnie od tego zależy, kto ponosi ryzyko i ile zapłacisz.
W umowie te warianty często się łączą. Możesz mieć na przykład faktoring pełny i jednocześnie jawny. Zwróć uwagę, którą kombinację podpisujesz, bo to ona wyznacza realny rozkład ryzyka i kosztów między Tobą a faktorem.
Co powinna zawierać umowa faktoringu? Na co uważać?
Teraz najważniejsze z praktycznego punktu widzenia. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, czy jasno określa poniższe punkty. To one decydują o realnym koszcie i bezpieczeństwie współpracy.
- Rodzaj faktoringu – z punktu widzenia kosztów najistotniejsze jest rozróżnienie pomiędzy faktoringiem z regresem i bez regresu. Szerzej o tym pisaliśmy w poprzednim rozdziale tego artykułu.
- Poziom finansowania (zaliczki) – ile procent wartości faktury dostaniesz od razu. Zwykle zaliczka faktoringowa wynosi około 80–100% wartości faktury. Resztę faktor wypłaca po spłacie przez dłużnika – po potrąceniu odsetek i prowizji, rzecz jasna.
- Koszty i prowizje – prowizja faktoringowa, odsetki, opłata przygotowawcza, opłata za niewykorzystany limit. Zsumuj je, nie patrz tylko na jedną liczbę. Upewnij się, że wszystkie te opłaty są dla Ciebie zrozumiałe i zgadzają się z wcześniejszymi ustaleniami.
- Limit faktoringowy – maksymalna kwota finansowania, jaką przyznaje Ci faktor.
- Zawiadomienie dłużnika – czy faktoring jest jawny (dłużnik wie o cesji), czy cichy (nie wie).
- Obowiązki informacyjne i sankcje – co musisz zgłaszać faktorowi i co grozi za niedopełnienie obowiązków.
- Okres umowy i wypowiedzenie – istotny element każdej umowy. Określa, jak długo będzie trwała współpraca i na jakich warunkach można ją przerwać.
Zwróć szczególną uwagę na obecność regresu i sposób naliczania kosztów. W razie wątpliwości, skontaktuj się z przedstawicielem faktora i poproś o ich wyjaśnienie.
Gdy będziesz analizować koszty, nie sugeruj się samą prowizją. Realny koszt faktoringu to suma wszystkich opłat rozłożona na faktyczny okres finansowania. Dwie oferty z identyczną prowizją mogą różnić się ceną, jeśli jedna dolicza opłatę za niewykorzystany limit, a druga nie. Jeśli nie masz pewności, czy dokonujesz prawidłowych obliczeń, poproś faktora o rozpisanie kosztu na konkretnej, Twojej fakturze.
Umowa faktoringu – przykład
Sprawdź, jak umowa faktoringowa może wyglądać na konkretnym przykładzie.
Pan Ryszard prowadzi firmę transportową. W ramach działalności wystawia kontrahentom faktury z terminem płatności sięgającym nawet 60 dni. Ostatnia faktura opiewa na kwotę 100 000 zł brutto. Zamiast czekać dwa miesiące na płatność, pan Ryszard sięga po faktoring.
Warunki, na jakie zgodził się pan Ryszard, prezentują się następująco:
- zaliczka faktoringowa: 90% wartości faktury,
- prowizja: 1,5% od wartości faktury,
- odsetki: naliczane za faktyczny okres finansowania.
Jak wygląda proces?
- Firma podpisuje umowę faktoringu i przekazuje wystawioną fakturę faktorowi.
- Faktor wypłaca 90 000 zł zaliczki przed upływem doby.
- Pan Ryszard może korzystać z otrzymanych środków – wypłacić wynagrodzenia, dokonać potrzebnych napraw czy zainwestować w rozwój firmy.
- W terminie płatności kontrahent przelewa środki na konto faktora – 100 000 zł.
- Faktor rozlicza się z firmą pana Ryszarda – wypłaca pozostałą kwotę faktury (10 000 zł) pomniejszoną o prowizję (1 500 zł) oraz odsetki.
Efekt: pan Ryszard dzień po wystawieniu faktury miał na koncie 90 000 zł, którymi mógł rozporządzać w dowolny sposób. Poniósł koszty, ale oszczędził czas – aż 59 dni.
Podsumowanie
Umowa faktoringu to nie tylko prosta formalność. To dokument, który realnie kształtuje koszt i bezpieczeństwo finansowania. Wiesz już, na czym polega, kto bierze w niej udział, jak działa cesja i czym różni się od zwykłego przelewu wierzytelności.
Zanim podpiszesz umowę faktoringu, wróć do listy kontrolnej. Sprawdź:
- rodzaj faktoringu,
- poziom zaliczki,
- pełne koszty,
- regres i warunki wyjścia.
Jeśli te punkty są jasne, faktoring stanie się jednym z najprostszych i najszybszych sposobów na utrzymanie płynności finansowej Twojej firmy.
