Zakupy na firmę to codzienność każdego przedsiębiorcy. Czasem jednak okazuje się, że zamówiony towar nie spełnia oczekiwań, jest wadliwy lub po prostu niepotrzebny. Czy w takiej sytuacji można go zwrócić? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników: kanału sprzedaży, charakteru zakupu oraz statusu prawnego kupującego. Ten przewodnik wyjaśni Ci, czy firma może zwrócić towar zakupiony przez internet – a jeśli tak, to w jakich okolicznościach.
Najważniejsze informacje w skrócie
Zanim przejdziemy do szczegółów, oto kluczowe zasady, które każdy przedsiębiorca powinien znać:
- Jeśli kupujesz stacjonarnie – nie istnieje ustawowe prawo do zwrotu towaru pozbawionego wad. Możliwość dokonania zwrotu towaru zależy wyłącznie od polityki sprzedawcy.
- Jeśli kupujesz przez internet lub na odległość – obowiązuje prawo do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni. Z prawa tego mogą jednak skorzystać osoby fizyczne oraz przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Warunek? Zakup nie może mieć charakteru zawodowego.
- Jeżeli zakupiony towar okazał się wadliwy – prawo do reklamacji z tytułu rękojmi przysługuje wszystkim: konsumentom i przedsiębiorcom, niezależnie od kanału zakupu.
- Transakcje B2B rządzą się swoimi prawami. Ochrona kupującego może być ograniczona, a rękojmia wyłączona w umowie zakupu. W przypadku takich transakcji należy szczególnie uważnie zapoznać się z warunkami.
Zakup na fakturę a zwrot w sklepach stacjonarnych
Kupując w sklepie stacjonarnym pamiętaj o ogólnej zasadzie: nie istnieje ustawowe prawo do zwrotu pełnowartościowego towaru. Jeżeli więc zakupisz produkt przez pomyłkę lub po prostu postanowisz z niego zrezygnować, bo zmieniłeś zdanie, nie możesz tego zrobić, powołując się na przepisy. Polskie prawo wychodzi z założenia, że kupując stacjonarnie, masz możliwość dokładnego obejrzenia produktu, przymierzenia go czy przetestowania przed podjęciem decyzji.
Ta zasada dotyczy zarówno zakupów prywatnych, jak i firmowych. Sprzedawca w sklepie stacjonarnym nie ma obowiązku przyjęcia zwrotu towaru, który nie jest wadliwy.
Dobra wola sprzedawcy
Istnieje jednak coś takiego, jak dobra wola sprzedawcy. Wiele sklepów, głównie sieci handlowych, oferuje możliwość zwrotu towaru w określonym terminie (14, 30, 60, a nawet 365 dni oferowane przez sieć IKEA) jako element swojej polityki sprzedażowej. Jest to jednak wyłącznie ich dobrowolna decyzja, podyktowana względami marketingowymi, a nie wypełnienie obowiązku prawnego.
Jeśli sklep stacjonarny umożliwia zwroty, zazwyczaj określa własne warunki, takie jak konieczność zachowania paragonu, oryginalnego opakowania czy metek, brak śladów użytkowania produktu oraz dotrzymanie określonego terminu na dokonanie zwrotu.
Sprzedaż poza lokalem przedsiębiorstwa
Sytuacja wygląda inaczej, gdy zakup został dokonany poza siedzibą sprzedawcy – na przykład podczas pokazu, na targach branżowych czy w trakcie wycieczki promocyjnej. W takich przypadkach, mimo że transakcja nie odbyła się przez internet, kupującemu (zarówno konsumentowi, jak i przedsiębiorcy spełniającemu określone warunki) przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni bez podawania przyczyny.
Zwroty przy zakupach internetowych i na odległość
Zakupy dokonywane przez internet, telefon lub poza lokalem przedsiębiorstwa podlegają szczególnej ochronie wynikającej z ustawy o prawach konsumenta. Kupujący zachowuje prawo do odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni od otrzymania towaru bez podawania przyczyny i bez ponoszenia dodatkowych kosztów (poza bezpośrednimi kosztami zwrotu).
Do stycznia 2021 roku to prawo przysługiwało wyłącznie konsumentom, czyli osobom fizycznym dokonującym zakupów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Od 1 stycznia 2021 roku sytuacja uległa istotnej zmianie. Czy spółka może zwrócić towar zakupiony przez Internet?
Przedsiębiorca z prawami konsumenta – kto może skorzystać?
Niestety nie wszyscy przedsiębiorcy mogą uzyskać zwrot towaru zakupionego przez internet na firmę. Nowelizacja przepisów rozszerzyła ochronę konsumencką na określoną grupę przedsiębiorców. Art. 3855 Kodeksu cywilnego zrównuje przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą z konsumentem w kontekście zakupów, jednak przy zachowaniu kilku warunków. Zakupy, których dokonuje przedsiębiorca mogą być dokonane na rzecz prowadzonej przez niego firmy, jednak nie mogą mieć dla tej osoby charakteru zawodowego.
Aby przedsiębiorca mógł skorzystać z 14-dniowego prawa do zwrotu, muszą być spełnione łącznie trzy warunki:
- Forma prowadzenia działalności – przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) zarejestrowaną w CEIDG. Przepisy nie obejmują spółek handlowych, nawet jednoosobowych.
- Związek transakcji z działalnością – umowa jest bezpośrednio związana z prowadzoną działalnością gospodarczą (zakup dokonywany jest „na firmę", z fakturą).
- Brak charakteru zawodowego – zakup nie ma dla przedsiębiorcy charakteru zawodowego, czyli nie dotyczy dziedziny, w której się specjalizuje.
Jak ustalić, czy zakup ma charakter zawodowy?
To kluczowe i jednocześnie najbardziej problematyczne kryterium. Ustawodawca wskazuje, że o zawodowym charakterze umowy świadczy w szczególności przedmiot działalności gospodarczej ujawniony w CEIDG (kody PKD).
Praktyczne przykłady sytuacji, w których przedsiębiorca może skorzystać z prawa do zwrotu towaru zakupionego przez internet:
- Mechanik samochodowy kupuje do biura laptop – nie jest specjalistą od komputerów, więc może zwrócić towar.
- Fotografka kupuje ekspres do kawy do studia – sprzęt nie jest związany z jej specjalizacją zawodową, bez przeszkód może więc dokonać zwrotu.
- Właściciel sklepu odzieżowego zamawia nowe lampy do sklepu – w razie potrzeby może je zwrócić.
Przykłady sytuacji, w których prawo do zwrotu nie przysługuje przedsiębiorcy:
- Sprzedawca komputerów kupuje laptopy w celu ich upgrade’u i dalszej odsprzedaży – zakup ma charakter typowo zawodowy, w związku z tym zwrot jest niemożliwy.
- Spawacz zamawia nową spawarkę – jest specjalistą w tej dziedzinie, więc nie może dokonać zwrotu.
- Właścicielka salonu kosmetycznego kupuje kosmetyki – są to towary bezpośrednio związane z profilem działalności, przepisy nie dają jej więc prawa do zwrotu zakupów.
Sprzedawca, który chce zweryfikować, czy kupujący ma prawo do zwrotu, może sprawdzić kody PKD działalności klienta w bazie CEIDG, przejrzeć stronę internetową firmy kupującego oraz przeanalizować profil działalności. Jeśli na podstawie ogólnodostępnych danych nie można ustalić zawodowego charakteru zakupu, sprzedawca powinien uznać oświadczenie kupującego o odstąpieniu od umowy.
Procedura odstąpienia od umowy
Jeśli spełniasz warunki uprawniające do skorzystania z prawa odstąpienia, wykonaj następujące kroki.
Krok 1: Złóż oświadczenie o odstąpieniu od umowy
Masz na to 14 dni od otrzymania towaru. Oświadczenie możesz złożyć w dowolnej formie (pisemnie, e-mailem). Wystarczy wysłać je przed upływem terminu – nie musi dotrzeć do sprzedawcy w ciągu 14 dni.
Krok 2: Zwróć towar
Masz kolejne 14 dni na odesłanie produktu. Koszty zwrotu (pakowania i wysyłki zwracanego towaru) są po Twojej stronie, chyba że sprzedawca zgodził się je pokryć lub nie poinformował Cię o konieczności ich poniesienia.
Krok 3: Otrzymaj zwrot płatności
Sprzedawca ma 14 dni na zwrot wszystkich dokonanych przez Ciebie płatności, w tym kosztów dostawy (w wysokości najtańszej oferowanej opcji). Może wstrzymać się ze zwrotem do momentu otrzymania towaru lub dowodu jego odesłania.
Kiedy nie można odstąpić od umowy?
Prawo odstąpienia nie przysługuje w przypadku określonych kategorii umów – niezależnie od tego, czy kupującym jest konsument czy przedsiębiorca. Do najważniejszych wyjątków należą:
- Towary wyprodukowane według specyfikacji kupującego lub służące zaspokojeniu indywidualnych potrzeb (gadżety z logo firmy, meble na zamówienie).
- Produkty ulegające szybkiemu zepsuciu lub mające krótki termin przydatności (np. żywność).
- Towary w zapieczętowanych opakowaniach, które ze względów higienicznych lub zdrowotnych nie mogą być zwrócone po otwarciu (np. środki czystości).
- Nagrania dźwiękowe, wizualne lub programy komputerowe w zapieczętowanych opakowaniach po ich otwarciu.
- Treści cyfrowe dostarczane bez nośnika materialnego, jeśli świadczenie rozpoczęto za zgodą konsumenta (np. dostęp do plików w chmurze, link do pobrania, kod aktywacyjny w aplikacji).
- Usługi w pełni wykonane za wyraźną zgodą kupującego.
Rękojmia i gwarancja – gdy towar jest wadliwy
Nieważne, czy zakup odbył się stacjonarnie czy przez Internet, ani czy ma lub nie ma charakteru zawodowego – jeżeli zakupiony towary posiad wady, kupującemu przysługują uprawnienia z tytułu rękojmi. To ustawowa odpowiedzialność sprzedawcy za wady fizyczne i prawne rzeczy sprzedanej.
Rękojmia – podstawowe informacje
Rękojmia wynika z przepisów Kodeksu cywilnego (art. 556-576) i przysługuje z mocy prawa, bez konieczności dodatkowych zastrzeżeń w umowie. Sprzedawca odpowiada z tytułu rękojmi przez okres 2 lat od wydania rzeczy (5 lat w przypadku nieruchomości).
Wada fizyczna to niezgodność rzeczy sprzedanej z umową, w szczególności gdy produkt nie ma właściwości, które powinien mieć ze względu na cel lub przeznaczenie, nie odpowiada opisowi, próbce lub wzorowi przedstawionemu przez sprzedawcę, nie nadaje się do celu wskazanego przez kupującego przy zakupie lub został wydany w stanie niezupełnym.
Wada prawna występuje, gdy rzecz jest własnością osoby trzeciej, jest obciążona prawem osoby trzeciej lub występuje ograniczenie w korzystaniu z niej, wynikające z decyzji administracyjnej.
Uprawnienia kupującego z tytułu rękojmi
W przypadku stwierdzenia wady zakupionego produktu, kupujący może żądać:
- wymiany rzeczy na wolną od wad,
- naprawy wady,
- obniżenia ceny proporcjonalnie do wady,
- odstąpienia od umowy (gdy wada jest istotna).
Co do zasady wybór roszczenia należy do kupującego. Sprzedawca może jednak zaproponować inne rozwiązanie, jeśli wybrane przez kupującego byłoby niemożliwe do spełnienia lub wymagałoby nadmiernych kosztów.
Rękojmia w transakcjach B2B – istotne różnice
W relacjach między przedsiębiorcami (gdy zakup ma charakter zawodowy) obowiązują odmienne, mniej korzystne dla kupującego zasady.
- Obowiązek zbadania towaru – zgodnie z art. 563 Kodeksu cywilnego, przy sprzedaży między przedsiębiorcami kupujący traci uprawnienia z rękojmi, jeżeli nie zbadał rzeczy w czasie i sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił niezwłocznie sprzedawcy o wadzie. W praktyce oznacza to konieczność sprawdzenia towaru przy odbiorze lub niezwłocznie po nim oraz zgłoszenia wady najlepiej w ciągu 14 dni od jej wykrycia.
Ważne! Art. 564 Kodeksucywilnego mówi, że utrata prawa do rękojmi, opisana w art. 563 może nienastąpić, jeżeli sprzedawca wiedział o wadzie towaru lub zapewnił kupującego,że wady nie istnieją.
- Możliwość wyłączenia lub ograniczenia rękojmi – w obrocie profesjonalnym strony mogą umownie rozszerzyć, ograniczyć lub całkowicie wyłączyć odpowiedzialność z tytułu rękojmi. Wyłączenie jest jednak bezskuteczne, jeżeli sprzedawca podstępnie zataił wadę (patrz wyżej).
- Brak domniemania istnienia wady – należy pamiętać, że w relacjach B2B nie obowiązuje domniemanie, że wada istniała w momencie wydania towaru (które chroni konsumentów przez pierwszy rok). To kupujący-przedsiębiorca musi udowodnić, że wada istniała już w chwili zakupu.
- Szersze uprawnienia sprzedawcy – sprzedawca może odmówić żądania kupującego-przedsiębiorcy, gdy koszty wymiany lub naprawy przewyższają cenę rzeczy sprzedanej.
Przedsiębiorca z uprawnieniami konsumenta w zakresie rękojmi
Od 1 stycznia 2021 roku przedsiębiorcy prowadzący JDG, którzy dokonują zakupów niezawodowych, korzystają również z ułatwień w zakresie rękojmi. Zgodnie z art. 5564 i 5565 Kodeksu cywilnego, taki przedsiębiorca nie traci uprawnień z rękojmi. Nawet jeśli nie zbadał towaru niezwłocznie i nie zawiadomił natychmiast o wadzie, może korzystać z domniemania istnienia wady przez pierwszy rok od wydania rzeczy oraz nie musi sprzedawać wadliwej rzeczy z zachowaniem należytej staranności.
Gwarancja – dobrowolne zobowiązanie
Gwarancja to odrębna od rękojmi instytucja prawna. W przeciwieństwie do rękojmi, gwarancja jest dobrowolna – jej udzielenie zależy wyłącznie od decyzji gwaranta (najczęściej producenta, ale może nim być też dystrybutor lub sprzedawca).
Zasady gwarancji określa oświadczenie gwarancyjne (karta gwarancyjna), które powinno zawierać nazwę i adres gwaranta, czas trwania gwarancji (jeśli nie określono – 2 lata), zakres ochrony i warunki jej realizacji oraz informację, że gwarancja nie wyłącza uprawnień z rękojmi.
Ważna zasada: wykonywanie uprawnień z gwarancji nie wpływa na odpowiedzialność sprzedawcy z tytułu rękojmi. Kupujący może wybrać, z którego uprawnienia chce skorzystać, ale nie może realizować obu jednocześnie dla tej samej wady.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Przed zakupem
- Sprawdź politykę zwrotów sprzedawcy – szczególnie przy zakupach stacjonarnych.
- Zachowuj wszystkie dokumenty – faktury, paragony, potwierdzenia zamówień.
- Przy zakupach online upewnij się, że otrzymałeś informację o prawie odstąpienia od umowy.
- Przeanalizuj zapisy w umowie dotyczące rękojmi w transakcjach B2B.
Przy odbiorze towaru
- Zbadaj towar niezwłocznie po otrzymaniu – szczególnie przy zakupach zawodowych.
- Dokumentuj wszelkie nieprawidłowości (zdjęcia, notatki).
- Niezwłocznie zgłoś wykryte wady sprzedawcy.
W procesie reklamacyjnym
- Jasno określ, czy korzystasz z rękojmi czy gwarancji.
- Precyzyjnie opisz wadę i wybrane roszczenie (naprawa, wymiana, obniżenie ceny, odstąpienie).
- Zachowaj potwierdzenie złożenia reklamacji.
- Pamiętaj o terminach – sprzedawca ma 14 dni na ustosunkowanie się do reklamacji z tytułu rękojmi.
Przy odstąpieniu od umowy (zakupy online)
- Złóż oświadczenie o odstąpieniu przed upływem 14 dni od otrzymania towaru.
- Zachowaj dowód wysłania oświadczenia.
- Zwróć towar w ciągu 14 dni od złożenia oświadczenia.
- Towar możesz rozpakować i sprawdzić, ale nie możesz go używać w sposób wykraczający poza konieczny do stwierdzenia jego właściwości.
Podsumowanie
Prawo do zwrotu towaru zakupionego na firmę zależy od kilku kluczowych czynników. Pamiętaj, że w przypadku zakupów stacjonarnych nie masz ustawowego prawa do zwrotu pełnowartościowego towaru – i to niezależnie od tego, czy transakcję zawierasz jako konsument czy jako przedsiębiorca.
Jeśli więc zastanawiasz się, czy kupując na fakturę możesz zwrócić towar, musisz wiedzieć, że tak, ale pod pewnymi warunkami. W przypadku zakupów przez internet, przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą skorzystać z prawa odstąpienia od umowy w terminie 14 dni, ale tylko w przypadku, gdy zakup nie ma charakteru zawodowego. Zwroty nie przysługują, jeżeli kupującym jest spółka.
Mamy nadzieję, że nasze porady pomogą Ci dochodzić swoich praw i uzyskać zwrot zakupionego towaru wtedy, gdy jest to możliwe.
